Du trombone à l'IRM, ils gèrent tous les achats de l'hôpital

Sans eux, pas de lits dans les chambres, ni de sondes pour les patients. Pas de sucre dans le café, ni de stylos dans les bureaux. Les collaborateurs du Service achats et approvisionnement se chargent d’une grande majorité des acquisitions, de la seringue au scanner. Un domaine où connaissances médicales et art de la négociation vont de pair.

Deux collaborateurs du service d'achat consultent un ordinateur

Obtenir les meilleures conditions et uniformiser les produits au maximum, tout en respectant les pratiques diversifiées des médecins : mission impossible ? Pas pour le Service achats et approvisionnement. Réparti en quatre secteurs, cet organe clef se charge de quasi tous les achats de l’établissement et de la gestion des stocks de l’ensemble des sites hospitaliers. Présentation.

Service achats

Il négocie les conditions d’achat et gère l’assortiment des consommables médicaux, des produits d’intendance et de restauration. En 2018, il a notamment harmonisé les pratiques de mise à disposition de béquilles aux patients, en collaboration avec les unités de soins. Le service a aussi subi certaines contraintes inhérentes aux changements de réglementation ou de loi : « Par exemple, la notion de traçabilité de la nouvelle Loi sur les denrées alimentaires a une incidence directe sur nos achats de restauration et sur leurs coûts », relève Kévin Beguerie, responsable du service.

Service biomédical

Il gère à la fois les équipements médicaux, les projets d’installations de ces équipements ainsi que leur maintenance et la matériovigilance. « Il y a une informatisation grandissante du métier », souligne Kévin Beguerie. Qui cite notamment la participation du service au projet de mise en place de la navigation 3D pour la chirurgie orthopédique, au bloc opératoire. Autant de tâches que de collaborations, ces étapes se faisant de concert avec les médecins et soignants concernés.

"Nous devons trouver le produit le plus adapté, en tenant compte du patient, des besoins du corps médical et du personnel soignant, tout en optimisant les coûts"

De plus, depuis l’automne dernier, l’HFR a intégré la Centrale d’achats et d’ingénierie biomédicale (CAIB), qui met en oeuvre une politique d’achat commune entre les hôpitaux romands. « Nous pouvons faire des appels d’offres avec des volumes plus importants et ainsi obtenir des conditions plus intéressantes », relève le responsable. Cette nouvelle collaboration apporte une réelle plus-value à l’établissement, qui maintient évidemment des liens étroits avec ses fournisseurs directs.

Magasins centraux et transports

Les logisticiens des magasins centraux gèrent les commandes, la réception et la distribution dans les unités de soins, tandis que le Service des transports réalise la livraison interne ou intersites des repas dans les unités et des colis volumineux, gère la filière déchets ou encore organise le transport des médicaments et du linge souillé.

Commission des achats

Un travail de longue haleine, qui ne peut se faire qu’en collaboration avec le corps médical. « Nous devons trouver le produit le plus adapté, en tenant compte du patient, des besoins du corps médical et du personnel soignant, tout en optimisant les coûts », énumère Kévin Beguerie. Des paroles aux actes, une Commission des achats a été créée. « Ce partenariat entre les Achats et le monde médico-soignant permet aussi bien d’optimiser la qualité, d’harmoniser les références, de diminuer les prix que de gérer les litiges. » Cette démarche s’inscrit dans la volonté d’améliorer l’efficience du Service, qui se réorganise actuellement en ce sens.

Quelques chiffres